Papéis acumulados na recepção e na mesa do médico. Agendas com anotações sem padrão definido, em que só a própria pessoa que marcou as consultas consegue decifrar. Prontuários médicos distribuídos em inchadas pastas de papel. Esse tipo de realidade está na contramão de um cenário de organização em clínicas médicas.
Hoje, um dos maiores desafios para a organização em clínicas médicas e consultórios é implantar um sistema de gestão ágil e profissional.
O primeiro obstáculo, no entanto, é que boa parte dos profissionais da saúde tem dificuldade de encarar sua atividade como um negócio. Mas é exatamente assim que ele precisa ser encarado do ponto de vista administrativo.
O dia a dia de uma clínica médica inclui contato com clientes e com fornecedores. Sua clínica precisa lidar com
- Parcerias com empresas de saúde suplementar;
- Compra de insumos;
- Emissão de notas e documentos;
- Cobranças de reembolso;
- Gestão de fluxo de caixa.
- Normas específicas
- Código de ética médica
- Necessidade de preservar o sigilo das informações dos pacientes.
- Organizar seus processos
- Informatizar seu gerenciamento.
Tempo é dinheiro no gerenciamento de clínicas
A organização em clínicas médicas é uma questão de sobrevivência. Considerando a alta competitividade no mercado de saúde, fazer mais e melhor, em menos tempo, é uma meta a ser perseguida. Além disso, essa otimização resulta em um atendimento diferenciado aos pacientes. Criar fluxos de trabalho com tarefas padronizadas também ajuda a aumentar a produtividade de toda a equipe. Assim, os atendimentos são realizados em menos tempo, sem prejuízo da qualidade dos serviços prestados. Especialistas em gestão de clínica apontam o excesso de papéis e a falta de padronização dos processos como principais entraves à prestação de um serviço de qualidade. A solução passa por conciliar um sistema médico informatizado com uma divisão de tarefas bem definida entre a equipe. É preciso saber delegar funções para funcionários que possam dar apoio em questões administrativas ou no pré-atendimento. Assim, o médico fica liberado para focar toda a sua energia no atendimento do paciente. A definição de protocolos a serem seguidos começa pelo mapeamento detalhado de todos os procedimentos que são realizados. Isso vale tanto para o atendimento como para a administração. Revisar cada etapa do trabalho ajuda a identificar o que precisa melhorar. Também ajuda a eliminar passos desnecessários, que não beneficiam a clínica ou o paciente. Além disso, a padronização dos processos é um dos passos na redução de despesas em clínicas médicas.Estágios básicos no mapeamento de processos
O mapeamento de processos precisa atender, por exemplo, três fluxos básicos:- Atendimento
- Sistema de Cobrança
- Acompanhamento do paciente