Diante de tantas inovações tecnológicas, é difícil saber por onde começar a transformar sua clínica. Entretanto, um dos passos mais básicos para inovar é contar com um sistema de agendamento online.
Essa ferramenta surge da necessidade de economizar seu tempo e o que seus pacientes investem ao procurar atendimento.
Além disso, também auxilia na atração e fidelização de pacientes, já que você estará proporcionando a ele uma experiência muito melhor e mais autônoma.
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Quer saber mais sobre os benefícios do sistema de agendamento online para clínicas e consultórios? Olha só as 9 vantagens que você vai encontrar aqui:
Ofereça praticidade a qualquer hora, em qualquer lugar com o sistema de agendamento online
Aumente o índice de novos pacientes
Controle a agenda médica sem transtornos
Experiência do paciente otimizada desde o agendamento
Automatização de processos repetitivos da clínica
Mais presença dos pacientes nas consultas agendadas
Informações precisas a um clique de distância
Sua clínica em tempo real
Ofereça praticidade a qualquer hora, em qualquer lugar com o sistema de agendamento online
O sistema de agendamento online para clínicas e consultórios permite que seus pacientes marquem consultas fora do horário de funcionamento do seu estabelecimento.
Assim, eles terão acesso, a qualquer momento e de qualquer lugar, aos horários de atendimento que você disponibilizar.
Dessa forma, a agenda dos profissionais da clínica estará sincronizada com a agenda dos pacientes, sem a necessidade de ligar ou de despender um tempo para responder pelo WhatsApp.
E, é claro, sua secretária ou secretário será muito beneficiado com essa automação.
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Para o paciente, essa possibilidade também oferece muita praticidade. Afinal, no momento em que ele sentir a necessidade de uma consulta, poderá acessar sua plataforma e marcar o melhor horário em poucos cliques.
Além de tudo isso, essa autonomia na escolha do horário mitiga a aparição de imprevistos horas antes do atendimento.
Em síntese, para a clínica, há um benefício direto do agendamento online: ao retornar de um feriado, sua agenda pode estar lotada sem muito esforço.
Já para o paciente, a vantagem também é clara: ao agendar a consulta, ele se sente mais seguro e com a certeza de que será acolhido na data escolhida.
Essa redução da ansiedade pode contribuir na adesão ao tratamento e, consequentemente, no prognóstico. Isso é importante porque, de acordo com a Pfizer, no caso de doenças crônicas, por exemplo, apenas metade dos pacientes toma a medicação corretamente.
Leia também: Como melhorar o nível de adesão aos tratamentos de seus pacientes?
Aumente o índice de novos pacientes
Com tantas formas de comunicação disponíveis nos dias de hoje, é difícil encontrar alguém que prefira entrar em contato com outra pessoa por ligação.
Essa situação é ainda mais rara quando envolve o relacionamento de um cliente com uma empresa. Por isso, é comum que pacientes prefiram as clínicas que contam com a ajuda de um sistema de agendamento online de consultas.
Assim, você evita perder novos pacientes e ainda tem mais chances de fidelizar aqueles que se consultam com você a mais tempo.
Às vezes, o paciente não tem tempo de agendar a consulta dentro do horário comercial. O sistema de agendamento online permite que ele marque seu horário a qualquer momento do dia.
Ou seja: é a flexibilidade que o paciente precisa para agendar as consultas, melhorando a qualidade e a organização dos atendimentos. É uma vantagem tanto para eles, quanto para a sua clínica.
Controle a agenda médica sem transtornos
Se você tem uma clínica ou consultório médico, sabe que tanto o agendamento simultâneo quanto o atendimento por ordem de chegada podem, facilmente, provocar transtornos para os pacientes e para os profissionais.
A tendência é de que a clínica vire uma confusão, que os pacientes saiam insatisfeitos e que os profissionais não consigam desempenhar um bom trabalho.
A tecnologia deve ser usada a favor da sua gestão de clínica, com o intuito de atrair e fidelizar mais pacientes.
O agendamento online para clínicas e consultórios impede marcações simultâneas e, com inúmeras ferramentas, viabiliza a configuração de agendamento por profissionais e especialidades.
Leia também: Agenda médica online: praticidade, eficiência e integração
Com essa ferramenta, você dedica um momento específico para cada paciente. Os principais resultados que você verá:
- Organização dos processos de gestão;
- Pacientes satisfeitos;
- Profissionais confiantes de que fizeram um bom trabalho.
Experiência do paciente otimizada desde o agendamento
Outro ponto importante a se considerar é que o agendamento é o primeiro contato efetivo do paciente com sua clínica e, se a primeira impressão é a que fica, não deixe ninguém esperando para sua equipe “encaixá-lo na agenda”.
Além disso, ao facilitar o agendamento, você está diminuindo os obstáculos para que um paciente efetivamente consulte com você. Afinal, como vimos, existe clara tendência das pessoas evitarem ligações, optando por recursos digitais.
Se você ainda não utiliza o agendamento médico online, vamos ilustrar com uma breve comparação.
Antes do advento dos aplicativos bancários, os boletos só eram pagos em lotéricas ou nas filas dos bancos.
Então, diante da necessidade inadiável de fazer o pagamento, você, ou mesmo alguém de sua equipe, precisava enfrentar a fila por horas para evitar a incidência de juros.
O desconforto e a inconveniência eram evidentes. Assim, com os aplicativos para smartphone, você mesmo pode efetuar o pagamento de todas as faturas do mês em poucos minutos.
O desconforto e a inconveniência são semelhantes para pacientes que procuram por atendimento médico. É claro que há um agravante: a situação de adoecimento.
Ouvir uma secretária dizer ao telefone que vai “tentar encaixar seu nome na agenda” pode ser frustrante. Logo, isso não ajuda na experiência do paciente.
Se a tecnologia solucionou a complexidade das operações bancárias, deixe essa praticidade chegar à sua clínica também.
Automatização de processos repetitivos da clínica
Você já parou para observar, entre todos os processos de sua clínica, quantos deles ainda são manuais? Quantas vezes por dia sua secretária pega o telefone, acessa o e-mail e abre o WhatsApp?
Investindo em ferramentas de gestão de clínicas inovadoras, você também pode otimizar o tempo e o trabalho da sua equipe.
Isso porque ela não vai precisar realizar essas atividades repetitivas, seja para avisar os pacientes sobre o horário da consulta, para agendar e outros assuntos do dia a dia.
O agendamento online para clínicas e consultórios possibilita que o próprio paciente tenha acesso aos horários marcados. Essa opção evita que sua secretária receba tantas ligações para tirar dúvidas sobre o alinhamento de horários.
Além disso, a agenda online está programada para enviar avisos e solicitar confirmação do paciente em relação ao horário marcado.
Assim, você garante que seu paciente esteja no horário combinado e evita que este horário seja perdido na ausência dele à consulta.
E, mais do que isso, a diminuição das chamadas atendidas possibilita que sua secretária dedique as habilidades para oferecer um atendimento humanizado.
Leia também: Atendimento humanizado e automatizado: como aplicar na sua clínica médica
Afinal, a opinião do paciente em relação à consulta começa a ser modelada pelo atendimento prestado pela secretária. Essa é uma etapa importante na fidelização.
Logo, ao invés de atender inúmeras ligações por dia e organizar sua agenda de papel, a secretária pode se dedicar a facilitar as consultas, o fluxo dentro da clínica e garantir a satisfação de pacientes e familiares.
Leia também: Automatização de processos na clínica: o que automatizar
Mais presença dos pacientes nas consultas agendadas
Alguma vez sua clínica recebeu uma ligação do paciente, 10 minutos antes do horário marcado, dizendo que não poderia comparecer à consulta? Se sim, você teve sorte que o paciente avisou. Em muitos casos, ele apenas não aparece.
Então, se sua clínica sofre com isso, você precisa aplicar tecnologia para reduzir a incidência.
Para uma clínica médica sem um sistema de agendamento online, a ausência nas consultas tem um forte impacto sobre o faturamento.
Afinal, é um horário reservado que será perdido, sem qualquer receita e com a dedicação de tempo e outros recursos por parte da equipe.
O agendamento online é a principal estratégia para evitar a ausência de pacientes nas consultas com cancelamentos de última hora. Afinal, como ele poderá escolher o melhor horário, as chances de desistir são minimizadas.
Para complementar e ter resultados ainda melhores, além de facilitar a marcação de consulta, você precisa de uma ferramenta que solicite a confirmação do paciente.
Sem essa ferramenta, por outro lado, sua clínica volta a vivenciar as inúmeras ligações para confirmar o horário do atendimento.
Com estes recursos, além de o paciente escolher o melhor horário, em datas pré-definidas, o aplicativo solicita a confirmação da consulta.
Então, o paciente pode confirmar ou reagendar. Por isso, além de reduzir as ausências, o aplicativo ainda facilita a remarcação caso o paciente indique que não poderá comparecer.
Leia também: Consultas médicas: como simplificar o reagendamento médico
Isso melhora a taxa de retenção de clientes em potencial. Afinal, sem a praticidade do reagendamento, o paciente poderia apenas cancelar ou deixar de ir à consulta. Semanas depois, poderia agendar com outro médico.
Pense sempre no tempo que você e os profissionais contratados investem em cada atendimento. Ele é significativo, não é mesmo?
Principalmente se considerar o fato de que outro paciente poderia ser atendido naquele mesmo horário que já estava reservado.
A solução para esse problema começa pela possibilidade de seu paciente ter acesso à agenda, porque ele pode pensar, planejar e repensar o horário escolhido.
Os avisos programados são soluções adicionais e muito importantes. Seu paciente será avisado sobre a reserva do horário e, posteriormente, o aviso será reforçado e será solicitada a confirmação.
Além disso, a periodicidade desses avisos é pensada com cuidado para, além de lembrar o paciente, garantir com a maior precisão possível, o comparecimento pontual dele.
Com isso, a distância entre o número de consultas na agenda – e que integram seu planejamento – e o número de consultas efetivadas será menor.
Portanto, haverá maior precisão entre o rendimento previsto e o rendimento efetivo no mês.
Informações precisas a um clique de distância
Não basta você ter todas as informações sobre o paciente se essas informações estiverem em papéis separados, em salas separadas, sem qualquer método de arquivamento.
Leia também: Guia do prontuário eletrônico: segurança, funcionalidades, benefícios e muito mais
Se for assim, quando você precisar ter acesso a elas, investirá muito mais tempo do que necessário.
O controle do fluxo de agendamento de consultas soluciona esse problema de gestão de informações interna de sua clínica.
Você tem acesso à consulta desde a origem – quando o próprio paciente agenda – até a conclusão, com o pagamento e com a marcação de uma consulta de retorno.
A fluidez dessas informações ainda permite a possibilidade de acesso ao perfil resumido do paciente com um clique.
Com mais um clique, você abre o cadastro completo e o histórico de consultas deste paciente.
Assim, quando o paciente faz o agendamento, você já pode ter controle da sua rotina, com mais calma e organização.
Se esse paciente tiver um histórico que aponte a necessidade de um procedimento invasivo de baixa complexidade, por exemplo, você já pode consultar a disponibilidade da equipe e dos equipamentos necessários para fazer o atendimento – no mesmo sistema.
Sua clínica em tempo real
Quanto tempo, em média, seu paciente demora para ser atendido desde que chega à recepção?
Quando sua clínica está aberta, você tem controle de quantos pacientes estão esperando por atendimento sem ter que ligar para sua secretária ou contar pessoalmente?
O agendamento online para clínicas e consultórios possibilita que você controle o fluxo de atendimentos de qualquer lugar. Basta ter acesso à internet! Assim, você controla seu negócio em tempo real e garante a entrega de um serviço com excelência.
Portanto, se você tem pressa para transformar a sua clínica e tê-la em tempo real, pense sobre o impacto de uma ferramenta de agendamento online para clínicas e consultórios.
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Agora que você conheceu as principais vantagens do sistema, considere que os pacientes e sua equipe de profissionais merecem as facilidades do agendamento 24h.
Diminua os transtornos com conflitos de horários, cancelamentos e processos exaustivos. Aumente, com isso, o foco no atendimento, na humanização das relações entre a equipe e de sua equipe com os pacientes.
Automatize avisos e lembretes sobre datas de consultas e, assim, tenha maior lucratividade e melhor gestão de tempo. Tenha uma agenda precisa, com interface intuitiva e com acompanhamento da sua clínica em tempo real.
O agendamento médico online:
- Facilita a marcação de consulta;
- Melhora experiência do paciente;
- Aumenta o número de agendamentos;
- Reduz o número de ligações telefônicas;
- Diminui as ausências nos atendimentos;
- Controla sua clínica em tempo real;
- Proporciona um atendimento mais humanizado.
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