A automatização de processos é essencial para a gestão administrativa da sua clínica. Afinal, tempo é o recurso mais escasso no mundo dos negócios, sobretudo, quando há alta demanda. Uma gestão de tempo adequada melhora os atendimentos e facilita o dia a dia dos profissionais.
Neste texto, você vai entender como aplicar automatização de processos na sua clínica, com recursos como:
- Check-in automático
- Confirmação de consultas
- Pesquisa de satisfação
- Redução e controle de glosas
- Gestão de tarefas e repasse de pagamentos
É possível automatizar a maioria dos processos administrativos. Leia até o final e saiba como!
Check-in automático do paciente
Os processos administrativos da sua clínica podem ser automatizados desde o começo do atendimento. É possível que o próprio paciente preenche sua ficha cadastral.
Este é um bom exemplo de automatização que traz resultados rápidos. Imagine quanto essa inovação pode impactar o dia a dia da sua clínica.
Funciona de forma simples. O paciente agenda a consulta por um aplicativo e já preenche seus dados. Quando chega à sua clínica, a secretária apenas confere. A partir disso, o cadastro estará completo e sem erros.
Este check-in automático funciona ainda melhor quando associado ao agendamento online. Dessa forma, além de reduzir o número de ligações telefônicas, elimina a necessidade da sua equipe preencher dados pessoais no cadastro.
Com as informações corretas, você pode dar continuidade no atendimento. Dentro do consultório, cabe ao médico preencher o prontuário eletrônico e emitir os documentos de consulta, como as prescrições. Os dados pessoais são utilizados conforme o preenchimento prévio. Não é necessário inseri-los novamente no sistema.
Após a consulta, se o paciente fizer o pagamento por convênio médico, você terá uma nova preocupação: evitar glosas. O check-in automático também ajuda nesse propósito. Afinal, erros de preenchimento são os principais causadores de glosas administrativas.
Quando o próprio paciente preenche seus dados e sua equipe confere, basta uma nova leitura das informações da consulta e a documentação estará pronta para o envio à operadora do plano de saúde.
Esta é a essência da automatização de processos: pequenas alterações provocam grandes avanços.
Veja outras possibilidades a seguir.
Confirmação de consultas
Uma das preocupações da gestão em uma clínica médica é a ausência de pacientes nas consultas agendadas. Isso pode ocorrer, porque surgiu algum imprevisto para o paciente ou, simplesmente, por ele ter esquecido.
Para solucionar esse problema, você pode configurar avisos automáticos sobre data e horário da consulta. Com um sistema médico que possibilite a configuração de e-mails e mensagens de Whatsapp, a comunicação com os pacientes será facilitada. Afinal, sem necessidade de receber ou efetuar ligações, você consegue obter a confirmação do atendimento.
Quando recebe a mensagem ou o e-mail, o paciente pode optar por confirmar ou reagendar a consulta. A partir deste lembrete, o paciente não esquecerá data e horário do atendimento. Mesmo que tenha algum compromisso e precise adiar a marcação, ele terá a opção de reagendamento. Portanto, sua clínica não perderá o horário reservado, uma vez que:
- Se o paciente confirmar o horário, ele comparecerá à consulta;
- Se o paciente reagendar, o horário anterior é liberado para nova marcação.
Por isso, as mensagens automáticas de confirmação devem funcionar integradas com o agendamento online. Assim, quando o paciente faz o primeiro agendamento e preenche seus dados, cria-se uma sequência de ações:
- horário da agenda é reservado;
- cadastro do paciente é criado;
- mensagens e e-mails de confirmação são acionados;
- em caso de adiamento, o horário é liberado na agenda novamente.
Logo, as ferramentas de confirmação do paciente são úteis para reduzir o número de pacientes fantasmas e para manter o vínculo com sua clínica. Isso seria difícil caso o paciente apenas desistisse do atendimento. Em um cenário de desistência, você fica com o horário comprometido, sem o pagamento e sem contato com o paciente.
Utilize as mensagens de confirmação para solucionar essas dores da sua clínica médica.
Pesquisa de satisfação automática
Você já sabe que a pesquisa é uma das 4 estratégias essenciais para aumentar a satisfação dos seus pacientes. Saiba, também, que este recurso pode ser utilizado de forma automática. Assim, você aprimora os processos da sua clínica, inclusive, no pós-atendimento.
Além de fazer o levantamento de informações para sua tomada de decisão, a pesquisa de satisfação evita que sua clínica perca reputação com reclamações públicas exaltadas.
Este instrumento transforma a comunicação entre clínica e paciente. Para isso, é importante que o questionário seja breve e tenha perguntas objetivas.
O envio automático evita que sua equipe precise aplicar o questionário verbalmente ou que seus pacientes precisem preencher folhas e depositar na “caixinha” do corredor.
A pesquisa de satisfação automática também leva praticidade ao paciente, que pode expressar sua opinião em poucos cliques. Após os levantamentos, o sistema pode mostrar os dados gerais da satisfação dos usuários de seus serviços. Dessa forma, você terá os dados necessários para reconhecer os aspectos positivos e aqueles que precisam ser melhorados no atendimento aos pacientes.
Redução e controle das glosas
Você já sabe que o check-in automático do paciente ajuda a reduzir as glosas administrativas. Agora, vamos apresentar outra solução para automatização de processos nesta fase do atendimento.
Desde 2005, a regulação desse fluxo de dados é feita a partir do Padrão para Troca de Informação de Saúde Suplementar (TISS). Essa é uma das funções da Agência Nacional de Saúde Suplementar (ANS).
Em síntese, a comunicação entre operadoras, usuários e órgãos de fiscalização deve ser estruturada, com base no Padrão TISS. De acordo com a Resolução 305, da ANS, as empresas da saúde devem registrar:
- Acomodações utilizadas pelo paciente;
- Equipamentos aplicados no atendimento;
- Materiais e medicamentos;
- Taxas;
- Exames laboratoriais;
- Honorários médicos;
- Detalhamento de procedimentos.
A boa notícia é que sua clínica pode fazer isso de forma simplificada. Um sistema com módulo de Faturamento TISS preenche esses requisitos antes de enviar a documentação às operadoras de planos de saúde. Como o propósito da automatização de processos é facilitar o fluxo de trabalho na sua clínica, o Faturamento TISS é um excelente exemplo de aplicação.
O sistema, além de preencher os dados do paciente automaticamente – a partir do check-in, pode oferecer outras ferramentas que facilitam a validação das informações. Logo, quando algum campo está em branco, o sistema acusa um erro, evitando envio das guias com falta de dados importantes.
Após o preenchimento e a validação, todas as guias podem ser agrupadas em lotes de arquivos no formato XML. Em uma data previamente definida, os documentos são enviados às operadoras. As glosas serão reduzidas devido às fases de verificação dos dados e ao próprio processo de automatização. Afinal, isso diminui as chances de digitação incorreta.
Automatização da gestão de tarefas
Qualquer gestor deseja que toda a equipe saiba quais tarefas deve executar. E se você pudesse fazer o planejamento e monitoramento de forma automatizada?
Você pode!
Com a configuração de um módulo de gestão de tarefas, é possível programar lembretes de ações importantes como, por exemplo, a data de entrega de um exame ao paciente. Esse planejamento deve estar vinculado com o calendário de atendimentos, baseado na agenda online da clínica. Assim, você terá controle de todo fluxo de trabalho do seu negócio.
O melhor controle das tarefas facilita a tomada de decisão e traz maior tranquilidade para a gestão. Afinal, tempo é o recurso mais escasso em empresas da área da saúde, principalmente, quando estão com alta demanda. Logo, com as tarefas organizadas em sua tela e com lembretes automatizados, seu time poderá prestar um atendimento mais efetivo.
Entre as tarefas administrativas que podem ser automatizada, também podemos citar o repasse de pagamento aos profissionais. É possível configurar regras de repasse para que o sistema calcule os ganhos mensais de cada médico. Dessa forma, fica mais fácil para sua contabilidade efetivar os pagamentos.
Automatização de processos: Conclusão
Neste texto, você descobriu como aplicar automatização de processos na clínica médica. Com pequenas mudanças, você consegue implementar transformações importantes.
Com check-in automático, o próprio paciente preenche seu cadastro. Sua equipe precisa apenas conferir as informações e, então, não será necessário preencher novamente durante todo processo de atendimento.
Além disso, a confirmação reduz a ausência de pacientes. Afinal, eles receberão avisos em datas pré-definidas para que possam confirmar ou reagendar a consulta.
A pesquisa de satisfação também chega facilmente às mãos do paciente, que pode respondê-la em poucos cliques. Com isso, você terá os dados necessários para que sua clínica continue crescendo.
Dados corretos e processos inovadores reduzem as glosas administrativas. Essa redução é ainda mais evidente quando se utiliza um módulo especializado no Padrão TISS. Com ele, os dados do pacientes – preenchidos no check-in – são inseridos nos formulários padronizados e, após verificação do sistema e da sua equipe, são enviados automaticamente às operadoras.
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