A gestão financeira nas clínicas é o pilar que rege as demais atividades desenvolvidas no ambiente interno de trabalho. Ali se passam todas as movimentações monetárias que dizem respeito aos funcionários, contas, pagamentos e outros trâmites financeiros.
Durante o ano todo, o caixa sofre mudanças, sendo importante manter um controle de registros. Para o fechamento do balanço financeiro anual, algumas coisas como notas não lançadas, falta de extratos bancários para conferência e outros tipos de registros podem comprometer o fechamento financeiro.
Neste guia, preparamos um passo a passo para a realização do fechamento financeiro de clínicas e também como se organizar para a prestação de contas nos anos seguintes.
9 passos para o balanço financeiro da clínica
4 relatórios financeiros essenciais
Organização para o ano seguinte
9 passos para o balanço financeiro da clínica
O fechamento financeiro é uma atividade essencial em qualquer empresa, pois permite fazer a análise de entradas e saídas de dinheiro, verificar o lucro ou prejuízo do período selecionado, identificar problemas, planejar ações futuras e cumprir com as obrigações fiscais e contábeis.
No entanto, fazer o balanço financeiro não é uma tarefa tão simples. É preciso ter organização e atenção nos detalhes quanto às normas e os prazos. Além disso, é preciso contar com o apoio de ferramentas e sistemas que facilitem o processo e garantam a confiabilidade dos dados.
Para auxiliar a sua clínica nessa missão, separamos 9 passos para fazer o balanço financeiro de forma eficiente e segura.
- Defina quem são os responsáveis pelo fechamento
Esse processo envolve diversas áreas da empresa, como contabilidade, fiscal, compras, vendas, estoque, recursos humanos, entre outras.
Por isso, é importante definir quem são os responsáveis por reunir, conferir e enviar as informações de cada área para o setor financeiro.
Além disso, é preciso estabelecer uma comunicação clara e frequente entre os envolvidos para evitar atrasos, erros e retrabalhos.
É recomendado criar um grupo de e-mail ou WhatsApp para facilitar o contato e o compartilhamento de documentos e outros arquivos que sejam relevantes para o fechamento.
- Estabeleça um cronograma
Outra dica importante para realizar o balanço financeiro é a definição de um cronograma para o fechamento, utilizando-se das datas e os prazos para cada etapa do processo. Assim, você evita a correria e a sobrecarga de trabalho ao final do mês.
O ideal é que o fechamento seja concluído até o quarto dia útil do mês seguinte, para que os gestores possam tomar decisões com mais agilidade tomando como base os dados recolhidos. No entanto, o cronograma pode variar de acordo com a complexidade e/ou tamanho da clínica.
- Organize os documentos necessários
É preciso ter em mãos todos os documentos que comprovem as movimentações financeiras da empresa, como notas fiscais, recibos, boletos, extratos bancários, folhas de pagamento, contratos, entre outros.
Por isso, é fundamental organizar esses documentos de forma sistemática, preferencialmente em formato digital, para facilitar o acesso e a conferência. É uma boa prática utilizar um sistema de gestão de documentos, que permite armazenar, classificar, pesquisar e compartilhar arquivos.
- Conciliação contábil e bancária
Consiste em comparar os registros internos da empresa com os extratos das contas bancárias e dos cartões de crédito, a fim de verificar se há divergências ou inconsistências nos dados.
Essa é uma etapa vital para garantir a precisão e confiabilidade das informações financeiras, além de evitar fraudes, erros, multas e juros.
Para facilitar a conciliação, é recomendável utilizar um sistema de gestão financeira integrado com os bancos e as operadoras de cartão.
- Analise as contas
Outra etapa importante do balanço financeiro é a análise das contas a receber e a pagar da empresa. Ou seja, os valores que a empresa tem a receber dos clientes e os valores que a empresa tem a pagar para fornecedores, funcionários, serviços terceirizados e impostos.
Essa análise permite verificar se há inadimplência, atrasos, descontos, juros e multas que podem afetar o fluxo de caixa e o resultado final. Além disso, permite planejar as entradas e saídas de dinheiro para os próximos meses, evitando novos problemas com o caixa.
- Realização de pagamentos e recebimentos
Após analisar as contas é preciso fazer os pagamentos e recebimentos devidos, respeitando os prazos e as condições estabelecidas. Assim, você evita juros, multas, protestos e cortes no saldo de crédito.
Também é preciso enviar os comprovantes de pagamento e recebimento, como notas fiscais, recibos, boletos, entre outros, para garantir a transparência e a segurança das transações.
- Conferência de entradas e saídas desconhecidas
Durante o balanço financeiro, é possível que sejam encontradas algumas entradas e saídas de dinheiro que não estejam identificadas, ou seja, que não tenham um documento ou alguma justificativa que explique a origem ou o destino do valor.
Essas movimentações podem ser decorrentes de erros, fraudes ou esquecimentos. Por isso, é preciso conferir e identificar esses registros para evitar distorções nos dados e prejuízos para a empresa.
- Elaboração de relatórios financeiros
Após realizar todas as etapas anteriores, é hora de elaborar os relatórios financeiros que mostrarão a situação financeira da empresa em um panorama geral. Os principais relatórios devem ser:
- Fluxo de caixa: mostra as entradas e saídas e verifica o saldo disponível e capacidade de pagamento da empresa.
- Demonstrativo: exibe as receitas e despesas da empresa, permitindo verificar o lucro ou prejuízo.
- Balanço de patrimônio: mostra ativos e passivos da empresa, permitindo verificar o patrimônio líquido da empresa.
- Sistema de gestão financeira
Com um sistema de gestão, o fechamento torna-se eficiente e seguro, pois automatiza e integra todas as etapas do processo feito. Um bom sistema de gestão permite:
- Registrar e controlar as movimentações financeiras da empresa;
- Fazer a conciliação contábil e bancária de forma automática;
- Gerar e enviar documentos fiscais e financeiros de forma eletrônica;
- Fazer os pagamentos e recebimentos de forma online;
- Emitir e analisar relatórios financeiros de forma prática;
- Integrar com outros sistemas de gestão, como contábil, fiscal, de estoque e vendas.
Ou seja, com um sistema de gestão financeira, você ganha tempo, economiza recursos, reduz erros, aumenta a produtividade e melhora a qualidade do fechamento financeiro.
4 relatórios financeiros essenciais
Para facilitar a gestão monetária, é essencial contar com ferramentas que possibilitem o registro, a síntese e análise das informações financeiras da clínica.
Os relatórios financeiros são exemplos dessas ferramentas, pois reúnem dados relevantes sobre entradas e saídas de dinheiro, os custos, os investimentos, repasses, faturas, notas fiscais e outros aspectos da clínica.
- Fluxo de caixa
Já mencionado algumas vezes nesse artigo, o fluxo de caixa mostra as movimentações da clínica em períodos diferentes (diário, semanal, mensal ou anual). Ele permite visualizar cada entrada e saída de dinheiro.
Além disso, ele é importante para controlar a saúde financeira, pois indica se há saldo positivo ou negativo, se há necessidade de cortar custos ou buscar novos meios para geração de receita e outras questões.
- Cálculo de repasse
Este é um relatório que mostra quanto cada profissional da clínica deve receber pelos serviços prestados de acordo com a porcentagem previamente definida. Ele também mostra quanto a clínica deve repassar para operadoras de saúde em caso de convênios.
Esse cálculo simplifica os processos de pagamento e recebimento da clínica, evitando erros, atrasos e fazendo com que haja transparência e confiança entre os profissionais da clínica.
- Relatórios gerenciais
Apresentam dados estratégicos para tomada de decisão da clínica, levando como base alguns indicadores de desempenho, planejamento financeiro, análise de custo, projeção de receitas, avaliação de investimentos, entre outros.
- Faturamento TISS
O faturamento TISS mostra as guias de atendimento emitidas pela clínica para as operadoras de saúde, seguindo o padrão TISS (Troca de Informações na Saúde Suplementar), estabelecido pela ANS (Agência Nacional de Saúde Suplementar).
Esse relatório é indispensável para a gestão de uma clínica, já que garante o recebimento de valores pelos serviços prestados aos pacientes e conveniados, evitando burocracia desnecessária, atrasos, divergências ou perdas.
Esses são alguns dos relatórios que também podem ser feitos pela plataforma de gestão financeira da Ampli. Todos os relatórios são automáticos e gerados através da análise de dados precisa. Conheça mais:
Organização para o ano seguinte
Após o fechamento do balanço financeiro anual, passamos para a etapa da organização financeira. Essa parte é fundamental para que o próximo ano comece sem problemas com dívidas, impostos e outros tipos de tributos.
A prestação de contas pode ser feita por meio do balanço patrimonial e da demonstração do resultado de exercício (DRE), que são documentos contábeis que demonstram a situação financeira e o desempenho econômico da clínica em períodos pré-determinados.
No entanto, além desses documentos, as clínicas também devem fazer uma declaração chamada Declaração de Serviços Médicos e da Saúde (DMED), que deve ser enviada junto com a declaração do Imposto de Renda (IR) anual.
O DMED é uma norma da Receita Federal que visa fiscalizar os dados declarados pelos pacientes no Imposto sobre a Renda das Pessoas Físicas (IRPF) com os recebimentos declarados pelos médicos e outros profissionais da saúde.
Além disso, o DMED tem o objetivo de verificar se os valores declarados pelos pacientes estão consistentes com os valores pagos pelos serviços prestados pelos profissionais de saúde, evitando fraudes tributárias.
Para fazer a DMED, os profissionais de saúde devem informar todos os valores recebidos dos seus pacientes por atendimentos ou procedimentos realizados em sua clínica médica própria ou clínicas parceiras.
Também deve ser informado o nome completo, o CPF do responsável pelo pagamento, bem como do beneficiário do atendimento. Caso se trate de uma pessoa dependente que tenha menos de 18 anos e não possua CPF, é preciso informar o nome completo e data de nascimento na declaração.
A DMED deve ser entregue à Receita Federal até o último dia útil do mês seguinte ao encerramento do exercício social, este que é o período onde ocorrem as atividades econômicas da clínica. É importante ressaltar que a entrega da DMED não dispensa a entrega da DRE e nem do IR. Todos possuem o mesmo prazo para o mês seguinte.
O site da Receita Federal disponibiliza o Programa da DMED como ferramenta para preenchimento da Declaração.
Com os impostos e declarações em dia, a organização para os futuros atendimentos se torna melhor, trazendo benefícios não só ao setor financeiro, mas também para quem atua diretamente com os atendimentos na saúde. Esses benefícios se estendem desde o humor até o funcionamento das tarefas diárias da clínica.
Leia também: O que é previsibilidade financeira e como ela ajuda na gestão
