11 formas de reduzir os custos da clínica com um sistema de gestão em saúde

Quantas vezes você se pegou pensando em técnicas e estratégias que diminuem gastos da clínica? Encontrar um sistema de gestão em saúde que reduza esses custos pode ser a chave de um bom gerenciamento do seu negócio. 

Abrir uma clínica já é uma tarefa complexa, burocrática e custosa. Mas esse é apenas o primeiro passo, o momento inicial em que as dificuldades vão aparecer. O dia a dia pode ser ainda mais desafiador.

Ter atendimentos de qualidade e uma equipe com profissionais capacitados se torna algo básico. Muita coisa acontece após o processo de contratação, estruturação do expediente e criação do plano operacional. 

A manutenção de todas as áreas da companhia pode se tornar um pesadelo sem o método correto e mais adequado de acordo com as suas necessidades, e a compatibilidade de uma clínica com um bom sistema de gestão em saúde reduz exponencialmente custos extras.  

A má administração de recursos do consultório pode levar à diminuição de qualidade, dificuldade em manter pacientes e grandes obstáculos na expansão e crescimento da prestação de serviços. 

É importante ressaltar que quando escutamos alguém falar de recursos não devemos nos restringir ao campo financeiro. A falta de aproveitamento de todas as possibilidades da clínica também engloba questões técnicas, por isso, a gestão em saúde precisa envolver desde pessoas até investimentos tecnológicos. 

Neste artigo, você vai entender como um sistema de gestão em saúde reduz custos da clínica e como implementar hoje mesmo na sua empresa.

O que é um sistema de gestão em saúde?

Também conhecido como software de gestão em saúde, é uma ferramenta que auxilia no dia a dia de médicos e demais especialistas que cuidam do físico e mental da população. 

Essa tecnologia que se dedica em automatizar processos que, até então, eram estritamente manuais e que poderiam tomar muito tempo da equipe e nem sempre eram isentos de erros.

Se engana quem pensa que as facilidades atendem somente os especialistas e quem lida com o paciente diretamente.

A junção de todas as funções do software de gestão em saúde serve para descomplicar as rotinas de um consultório, sejam administrativas ou técnicas. 

É uma forma que os empresários e gestores desses estabelecimentos têm de controlar as informações que são colhidas e armazenadas e também verificar o bom andamento dos processos. 

Os softwares de gestão em saúde auxiliam sim no agendamento de consultas, confirmação de comparecimento, na organização de agendas, nos prontuários médicos e nos encaminhamentos necessários durante o tratamento. 

Mas um bom sistema vai muito além disso. Ele também assessora e facilita a vida de todos os demais funcionários que trabalham a favor do desenvolvimento da empresa. Isso vai desde quem cuida do financeiro que vai ter acesso a relatórios de números e tipos de consultas, controle de estoque, lista de contas a pagar e receber e relações de faturamento, até as recepcionistas. 

Utilizar de todas essas possibilidades pode levar a melhores decisões para o seu negócio. Dessa forma, você consegue se posicionar melhor no mercado, aumentar o número de serviços prestados e ainda reduzir custos de todos os departamentos.

Como a gestão em saúde reduz os custos da clínica?

O Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística fez o levantamento demográfico das Empresas em 2019 e constatou que seis entre dez empresas brasileiras não conseguiram manter as portas abertas no período de cinco anos. 

De acordo com o estudo, a taxa de sobrevivência das empresas que nasceram em 2012 foi de quase 79% logo no primeiro ano de existência. O número cai para 64,5% no segundo ano de abertura e desce um pouco mais no terceiro, chegando ao patamar de 55%. O gráfico despenca ainda mais no quarto e quinto ano, 47,2% e 39,8%, respectivamente. 

Esses dados refletem o nível de desafio que as empresas enfrentam conforme os anos de abertura vão passando. 

A preocupação com o assunto é tão grande que atingiu até as agendas editoriais dos veículos de comunicação, ganhando espaço nas capas sobre finanças das plataformas mais conhecidas, como é o caso do Jornal O Globo, que mostrou o quanto o empreendedorismo estratégico faz a empresa prosperar, e da Revista Veja, que enumerou a empresas que fecharam as portas em menos de 5 anos.

Então, se preocupar com o que reduz os custos da clínica é uma tarefa de suma importância e que deveria ser pesquisada e aplicada todos os dias. 

Para te ajudar, a Amplimed separou algumas situações em que você pode notar a redução de custos ao inserir um sistema de gestão em saúde na sua rotina. São elas: 

1. Repartição financeira

Começamos pelo mais óbvio: softwares de saúde podem diminuir os gastos no setor financeiro. Isso porque permitem mais precisão, acompanhamento e controle de todas as movimentações que a clínica tem durante todo o mês. 

Além disso, os registros são feitos de maneira automatizada. Esse formato reduz a quantidade de erros e de informações irreais sobre dívidas, faturamentos e próximos recebimentos. 

Clínicas que fazem todo o livro caixa ainda de forma manual estão suscetíveis a muitos erros. Uma pessoa responsável precisa escrever todas as movimentações financeiras que a empresa teve, das mais simples até as mais caras. 

Ter apenas um funcionário para desempenhar tal função pode acarretar em acúmulo de trabalho e sobrecarga, situação essa que favorece erros e problemas trabalhistas. 

Mas a situação pode ficar um pouco mais bagunçada se duas ou mais pessoas também receberem a atribuição dessa tarefa. A quantidade de trabalho será dividida e o problema anterior desaparecerá. Mas novos aparecerão. 

A padronização pode ficar mais difícil, afinal, são pessoas diferentes fazendo a mesma coisa, ainda que um modelo tenha sido estabelecido. 

O sistema de gestão em saúde vai facilitar todo esse processo, garantindo eficiência, organização e exatidão. 

2. Prontuário do paciente

Toda consulta médica tem aquele momento de silêncio absoluto na sala em que o profissional está preenchendo todas as informações que foram contadas pelo paciente e solicitando exames, procedimentos, medicamentos, fazendo encaminhamentos e fornecendo atestados. 

Esse tempo pode ser drasticamente reduzido se essas anotações forem feitas digitalmente. Você pode contar com um sistema que já possui lacunas pré-estabelecidas, que precisam ser apenas preenchidas, a partir de modelos de prontuários eletrônicos que já foram estruturados e precisam apenas de pequenas modificações quando há mudança de paciente.

Esse tempo economizado pode ser utilizado para conversar mais com o paciente ou, ainda, para disponibilizar mais um horário na agenda do especialista. 

3. Tecnologia da informação e um sistema de gestão em saúde adequado às leis de proteção de dados

A Lei Geral de Proteção de Dados para médicos é ainda mais minuciosa quando comparada às demais profissões. As diretrizes são muito exigentes quanto ao recebimento, armazenamento e compartilhamento das informações de pacientes. 

Caso a empresa de saúde não cumpra todos os requisitos, as multas por violação da LGPD, segundo a Autoridade Nacional de Proteção de Dados, em publicação para o jornal Valor Econômico, podem ser de até 2% do valor do faturamento, com limite de R$50 milhões. Isso se tratando apenas de penalidades em moeda brasileira. 

Mas, em alguns casos, os estabelecimentos são desativados e perdem licenças para atividades corporativas. 

Já pensou ter que desembolsar esse valor ou, ainda, não poder mais exercer seu trabalho?

Para que isso não ocorra, você pode contar com um sistema de gestão em saúde que já está totalmente adaptado às novas exigências e vai cuidar de todas as informações com a segurança necessária nos tempos de hoje. 

4. Profissionais ociosos

Quantas vezes você viu médicos, dentistas ou terapeutas ociosos por horas, pois não tinham atendimentos marcados? 

Normalmente, esse problema é causado pela bagunça de agendas e pela falta de presença dos pacientes nos compromissos marcados anteriormente. 

Um software de gestão em saúde diminui essas situações, já que disponibiliza agendamentos online em que o próprio paciente pode escolher qual dia e horário são mais confortáveis para ele e tem melhor adaptação à própria agenda. A confirmação de consultas funciona como um lembrete e requer a confirmação de que ele realmente comparecerá.

Com essas informações disparadas de forma automática, as secretárias médicas conseguem ter mais base para organizar os horários e avisar os especialistas sobre possíveis mudanças com antecedência. 

Essa otimização no setor da recepção também coopera com a redução nos custos no fim do mês. 

5. Perda de tempo com glosas minimizada pela gestão em saúde

O recebimento dos valores de uma consulta pelo convênio é totalmente diferente do referente ao atendimento particular. É mais demorado e exige uma série de regras para dar certo.

O sistema de gestão em saúde para clínicas médicas vai reduzir o tempo e energia gastos com esses processos burocráticos, uma vez que são totalmente integrados com o faturamento TISS. 

O prontuário eletrônico também faz parte desse processo, onde todo o histórico médico fica disponível para qualquer pessoa do convênio que tiver dúvida sobre tratamentos e medicamentos escolhidos para determinado paciente.

6. Organização e análise de despesas

Se você precisa reduzir os custos de sua clínica médica, o primeiro passo é saber para onde o dinheiro está indo. Por isso, é preciso organizar as despesas e prepará-las para uma análise minuciosa antes de tomar qualquer decisão. 

Após organizar todas as saídas do caixa, você poderá analisar quais atividades utilizam maior quantidade de recursos financeiros. 

É comum que se indique para esta organização o uso de planilhas extensas e detalhadas. 

No entanto, sabemos que a gestão de tempo deve ser uma das prioridades em empresas da área da saúde. Portanto, para poupar seu tempo, salientamos: utilize ferramentas tecnológicas para automatizar a organização de despesas. 

Sem ferramentas de automatização, você precisará inserir as informações financeiras, manualmente, em sua planilha. 

Além disso, será necessário ter conhecimento entre intermediário e avançado no sistema de gestão em saúde escolhido. Com recursos tecnológicos avançados, sua clínica só precisa:

• Informar preferências para configurações iniciais;
• Manter o fluxo normal de atendimentos;
• Confirmar compras de material e pagamentos.

Assim, o software médico de gestão para clínicas consegue integrar todos os custos relacionados ao atendimento prestado.

A partir das configurações iniciais, o software soma os custos variáveis e a parte proporcional do custo fixo mensal e aplica ao atendimento. Este tipo de cálculo facilita decisões como a precificação de serviços da clínica. Mas por que estes recursos reduzem os custos?

Uma vez que você tenha os custos organizados, fica mais fácil analisar e tomar decisões. Dessa forma, você pode aplicar medidas diretas de redução de custos, visando à eficiência operacional a partir, por exemplo, da otimização dos processos. 

7. Automação e precisão nas informações financeiras

Recursos tecnológicos aumentam a precisão das informações financeiras. Isso ocorre devido à praticidade de vincular custos e receitas diretamente ao atendimento prestado. Assim, um atendimento que se origina no agendamento online será faturado com facilidade a partir de premissas definidas pela clínica médica. 

Com informações prestadas pelo próprio paciente no momento do agendamento, o sistema de gestão em saúde registra o atendimento. 

Este registro seguirá por todos os setores da clínica. Logo, todos os profissionais terão acesso aos módulos de sua competência. Dessa forma, recepção, médicos e setor administrativo trabalham em parceria, sem risco de retrabalho. 

Portanto, a primeira forma de economizar com automação é, exatamente, reduzir tarefas repetitivas e concentrar sua equipe em atividades mais complexas. 

A automação de processos aumenta a precisão das informações geradas em sua clínica. Além disso, possibilita que você faça a alocação das pessoas certas para cada função. 

Assim, sua empresa ganha maior eficiência operacional; ou seja, maior produtividade, com menor custo. Além de evitar retrabalho e aumentar a produtividade, a automação também melhora a experiência dos pacientes na clínica.

Essa melhora no processo de atendimento, desde o agendamento, reduz o número de pacientes que cancelam ou que faltam consultas. Atendimentos cancelados podem causar grande impacto no orçamento da sua clínica. 

Afinal, você prepara toda estrutura de equipe, equipamentos e disponibilidade para atender o paciente.

Na ausência dele e sem a possibilidade de incluir outro paciente no horário, você fica no prejuízo. 

Com automação do atendimento, e recursos adicionais que um software de gestão oferece, como pagamento online vinculado ao agendamento, o número de cancelamentos e ausências é reduzido significativamente. 

Isso ocorre porque o paciente se sente acolhido, podendo optar pelo melhor horário em sua agenda. Após agendar, ele é conduzido até a consulta, com lembretes periódicos.  

8. Redução de custos de impressão e material de escritório

Quando falamos em reduzir os materiais impressos em sua clínica, estamos propondo uma estratégia que impacta diretamente o meio ambiente e o faturamento da sua empresa. Afinal, o consumo de papel tem um alto custo para as empresas. 

Faça o cálculo: quanto de economia é possível atingir com a substituição dos prontuários em papel por sua versão eletrônica? 

Com a redução das impressões, além de diminuir a compra de folhas, você também reduzirá:

• Consumo de tinta;
• Gasto com manutenção das impressoras;
• Tempo investido para preenchimento manual dos documentos.  

A utilização de prontuário eletrônico é uma mudança significativa em sua clínica. Não se trata apenas da alteração de formato do documento, mas de uma transformação em seu modelo de gestão. Associado a isso, você conseguirá reduzir os custos da sua clínica e, assim, investir no crescimento da clínica. 

Além dessa redução direta do consumo, você também pode aplicar um controle do fluxo de suprimentos para sua clínica. Para isso, é preciso anotar todas as compras de suprimentos e a utilização deste material durante os atendimentos. Um sistema de gestão em saúde com módulo de controle de estoque pode ajudar nesta tarefa.

9. Parcerias com fornecedores

A partir de uma estratégia de gestão de suprimentos, você conseguirá organizar com maior eficiência seus pedidos de compra. Assim, passamos para o quarto passo para reduzir custos na clínica médica: a negociação com fornecedores.  

Criar parcerias de sucesso é uma das principais atividades de um gestor. Você pode desenvolvê-las tanto com fornecedores quanto com profissionais de outras áreas ou de outras especialidades.

Com suas compras organizadas, você pode oferecer previsibilidade para os fornecedores. Isso é vantajoso para eles. Portanto, você pode negociar preços especiais para quantidades fixas de suprimentos. Vamos a um exemplo: 

No seu controle de estoque foi demonstrado que a clínica utiliza 10 caixas de luvas por mês. Você decide comprar mensalmente 10 caixas de luvas. Com isso, é possível negociar com os fornecedores deste material um preço melhor para esta quantidade fixa mensal. Seu poder de negociação fica ainda maior se você incluir a previsibilidade de consumo de outros materiais. 

10. Parcerias com outros especialistas

O segundo tipo de parceria estratégica é com profissionais de outras áreas e de outras especialidades. Quando você cria uma rede de contatos com profissionais da saúde, seu Custo de Aquisição de Clientes (CAC) é reduzido. 

Este é um conceito utilizado no marketing para indicar o custo para adquirir um novo cliente. Em outras palavras, é um valor que representa o quanto sua clínica precisou gastar para atender cada novo paciente. Com indicações, este custo é reduzido significativamente. 

Para estabelecer esta rede, você também pode solicitar laudos de exames online com profissionais parceiros. 

O laudo online é um procedimento bastante associado com o advento da telemedicina. Manter contato com outros profissionais tanto para receber indicações quanto para solicitar acompanhamento conjunto ou para encaminhar casos é um passo importante para o crescimento do seu negócio.

Essa rede de parcerias traz muito mais do que redução de custos, mas você pode iniciá-la com esta intenção. Então, se você quiser saber mais sobre como a telemedicina pode ajudar na redução de custos e no crescimento da sua clínica, leia o nosso guia completo da telemedicina: da regulamentação à prática.

11. Análise de relatórios para tomada de decisão

Toda estratégia de gestão deve ser aplicada a partir de informações geradas pela própria empresa. Por isso, nossa dica número 11 está relacionada com a produção e análise de informações gerenciais por sua clínica. 

Precisamos, é claro, entender a lógica de produção dessas informações. O ideal é que você não precise criar uma atividade adicional para produzir esses dados.

Por exemplo, você atende o paciente e, então, sua secretária pega o prontuário e anota todos os materiais utilizados para contabilizar no final do mês. Este procedimento aumentaria os custos da sua clínica. Afinal, a hora de trabalho de sua secretária é um investimento significativo. 

O melhor cenário, portanto, é aquele em que o mesmo software que registra o atendimento é capaz de demonstrar custos e receitas associados.

Após proceder com o registro adequado de custos e receitas do atendimento, você precisa ter relatórios precisos e de fácil interpretação. Via de regra, bons relatórios são aqueles personalizáveis. Sabe-se que cada clínica tem o seu modo próprio de funcionamento e perfil de pacientes. Portanto, você precisa obter relatórios específicos para o modelo de atendimento da sua empresa. 

Ao analisar os resultados do período, você pode iniciar novamente o ciclo de planejamento e traçar estratégias para reduzir custos ou mantê-los estáveis.

Qual é o melhor sistema de gestão em saúde para sua clínica?

Nos dias de hoje está cada vez mais claro que o bom atendimento e a experiência do paciente na sua empresa são fruto de uma gestão em saúde otimizada e muito bem organizada. 

Pensando nisso, ter um software de saúde deve ser uma atitude primordial para manter o seu negócio em pleno funcionamento. 

A Amplimed se preocupa com a boa manutenção das empresas de saúde e desenvolve artifícios para facilitar cada vez mais a sua vida profissional. 

O sistema médico da Amplimed reduz os custos da clínica, utilizando: 

• Agendamento online; 
• Confirmação automática de consultas via WhatsApp, SMS ou e-mail; 
• Prontuário eletrônico em tela única, separado por especialidades;
• Plataforma de telemedicina integrada com o prontuário;
• Prescrição digital integrada com o sistema Memed;
• Segurança digital de acordo com as exigências da Lei Geral de Proteção de Dados nº 13.709 de 14 de agosto de 2018; 
• Certificado digital padrão ICP-Brasil;
• Sistema de contas a pagar e a receber; 
• Relatório de fluxo de caixa; 
• Cadastro de despesas; 
• Controle de estoque; 
• Aviso de inadimplência; 
• Cálculo de repasses; 
• Faturas por convênios; 
• Controle de glosas hospitalares; 
• Relatório de ganhos com convênios a partir do padrão TISS.

Todas as empresas que utilizam o sistema de gestão em saúde da Amplimed notaram que houve redução de até 98% das glosas com as operadoras de saúde; diminuição de 90% de inconsistências financeiras; economia de 40% no tempo de preenchimento dos prontuários e redução em até 38% das faltas de consultas já marcadas. 

Você pode ter acesso a todos esses benefícios ainda hoje, assinando a nossa solução.